Le bureau numérique : préparer l’organisation à la transformation numérique

L’ère du numérique a transformé la vie quotidienne de chacun, qu’il s’agisse de la façon dont nous faisons nos achats, écoutons de la musique, lisons les nouvelles et prenons même des rendez-vous. L’époque où un « bureau » qui sert d’espace physique où les employés sont réunis pour travailler se transforme lentement. La culture du toujours connecté qui fournit un accès instantané au bout de nos doigts a totalement brouillé les lignes entre l’espace physique du bureau et le lieu où le travail se déroule. La frontière apparente entre la vie professionnelle et la vie personnelle se dissout lentement à mesure que le monde adopte véritablement la transformation numérique. Avec la crise sanitaire mondiale que nous connaissons aujourd’hui, les employés de diverses organisations communiquent et collaborent désormais de manière inédite.

La transformation numérique dans le bureau « moderne » d’aujourd’hui

L’évolution des technologies numériques d’aujourd’hui change et remodèle de façon spectaculaire diverses industries dans le monde entier.

Le logiciel de collaboration d’entreprise Slack définit la transformation numérique comme l’adoption de processus et d’outils numériques pour atteindre les objectifs stratégiques de l’entreprise. C’est un processus complexe et multidimensionnel qui signifie un changement culturel massif sur le lieu de travail. Ses changements peuvent affecter chaque partie d’une organisation, y compris la façon dont les employés travaillent.

Aujourd’hui, les organisations se démènent pour apporter des changements à l’échelle de l’entreprise afin de tirer parti des avantages de la transformation mon bureau numérique et de rester dans la course. Dans une enquête mondiale McKinsey sur les transformations numériques, plus de huit répondants sur dix affirment que leur organisation a entrepris de tels efforts au cours des cinq dernières années.  Retrouvez plus d’infos ici ! Que signifie une véritable  » transformation numérique  » pour l’organisation ? Que faut-il faire pour que les stratégies de transformation numérique soient exploitables au profit des employés de l’organisation et de ses parties prenantes ?

Voici plusieurs éléments clés dont les organisations ont besoin pour avoir un plan de transformation numérique réussi :

Étape 1 : vision

Le plan de transformation numérique de l’organisation doit être aligné sur les buts, les objectifs et la vision à long terme de l’entreprise. Il doit également y avoir une justification convaincante de la raison pour laquelle l’entreprise doit remanier son environnement de travail. Donc, l’entreprise doit collaborer soigneusement avec les parties prenantes de l’organisation, telles que le département des ressources humaines, le département informatique et les responsables des installations, pour aider à planifier et à exécuter les changements de manière transparente. Les organisations doivent également réfléchir aux implications que la transformation numérique aura sur les diverses données démographiques du lieu de travail et à l’impact potentiel qu’elle aura sur toutes les parties prenantes.

Il est également essentiel de garder à l’esprit que l’entreprise ne doit pas exécuter un plan de transformation numérique bâclé. 

Étape 2 : stratégie

A côté d’une vision claire, l’entreprise doit également établir une feuille de route ou un plan précis de ses initiatives de transformation numérique. Le plan doit être transmis en cascade à tous les services de l’entreprise, y compris le marketing, les ventes, le support client, la fabrication, les RH et l’informatique. Toutes les personnes impliquées doivent être suffisamment investies dans leurs tâches  et comprendre comment les employés travaillent pour apporter les changements nécessaires qui aideront à exécuter les initiatives de transformation numérique de manière transparente.

Étape 3 : persona

Les personas des employés sont un aspect essentiel de toute initiative de transformation numérique au bureau. Il aidera l’entreprise à établir une référence pour les flux de travail numériques de son personnel. Il permettra également d’identifier les outils technologiques spécifiques dont les employés ont besoin pour être plus efficaces et productifs. Les personas des employés comprennent le savoir-faire technique du personnel, comme son adoption de la technologie et son utilisation du mobile, la création de contenu, la consommation, la collaboration et même ses connaissances organisationnelles. Le suivi de la consommation de technologie pour chaque personas d’employé aidera le cabinet à élaborer une stratégie de transformation numérique plus efficace.

Étape 4 : métriques

Les organisations peuvent utiliser l’analytique pour définir leurs propres KPI et métriques d’entreprise avec un tableau de bord numérique. La création d’un tableau de bord aidera l’entreprise à évaluer l’engagement des utilisateurs et à suivre les utilisateurs actifs quotidiens à leur logiciel de collaboration établi. Des résultats quantifiables sont essentiels pour suivre l’impact positif sur l’efficacité de la main-d’œuvre, notamment l’agilité, la satisfaction et la rétention des employés. Ces métriques permettent de jauger la valeur de l’investissement technologique de l’entreprise. Les entreprises peuvent également utiliser ces données pour évaluer la gestion du changement et affiner leur approche de la transformation numérique.